Gestão Documental Repositório documental centralizado de Documentação digital |
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Sistema de Gestão Documental Repositório documental centralizado, que alimenta diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a multiplicidade dos documentos e potência as boas práticas de gestão centralizada da informação.
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Sistema de Gestão Documental Repositório documental centralizado, que alimenta diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a multiplicidade dos documentos e potência as boas práticas de gestão centralizada da informação.
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Tem a sua informação
espalhada e multiplicada?
Tem a sua informação
espalhada e multiplicada?
Tem a sua informação
espalhada e multiplicada?
Perde muito tempo à
procura daquilo que quer?
Perde muito tempo à
procura daquilo que quer?
Perde muito tempo à
procura daquilo que quer?
Considera o seu
arquivo pouco fiável?
Considera o seu
arquivo pouco fiável?
Considera o seu
arquivo pouco fiável?
Em média, gasta-se 30 minutos por dia a pesquisar informação |
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Em média, gasta-se 30 minutos por dia a pesquisar informação Nos dias de hoje, as organizações competitivas têm capacidades de pesquisa imediata, em todo o repositório existente de conhecimento / informação. Para isso, e para ganhar tempo, é importante pesquisar através de padrões de pesquisa e das que são mais utilizadas no dia-a-dia, como também pesquisar em toda a informação que compõe um documento, seja dentro dele, seja nas informação de catalogação. Quanto mais rápido se pesquisa, mais pesquisa queremos fazer. É fundamental que os tempos de resposta na pesquisa da informação, no repositório, seja obtida em pouco mais de 1 segundo.
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Existem hábitos e procedimentos que temos que perceber |
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Diferentes formatos da documentação de forma dispersa? Tem muitos arquivos documentais espalhados por diferentes locais? Considera o seu arquivo pouco fiável, porque tem múltiplas versões documentais em diferentes locais? O tempo de pesquisa da documentação é adequado e está satisfeito com isso? A informação está dependente dos seus colaboradores? Ficam os papéis nas secretárias e os email’s nos computadores das pessoas? Na confusão da papelada, perde documentos? Os seus processos são morosos e não os consegue rastrear? Não consegue saber por onde passou e quanto tempo levou cada etapa de um processo? Perdeu a noção de quem fez o quê no documento? Não consegue auditar, de forma rápida e flexível, o processo documental? Existe controlo de acesso à informação de documentos fundamentais?
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Existem hábitos e procedimentos que temos que perceber Diferentes formatos da documentação de forma dispersa?
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Um bom Arquivo é o princípio da Organização
A desmaterialização dos documentos que ainda estão em papel acelera os processos e a passagem dos documentos certos para as pessoas certas, sem preocupações. O controlo efetivo das várias versões documentais, bem como o controlo do histórico dessas mesmas versões e alterações, dão-lhe a capacidade de perceber e evidenciar a informação certa para as pessoas certas.
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Um bom Arquivo é o princípio da Organização |
Um Arquivo único e centralizado evita a dispersão de vários arquivos documentais, que não seriam bons para a empresa, nem para a produtividade dos seus recursos e processos.
Um repositório documental centralizado, que alimente as diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a multiplicidade dos documentos e potência as boas práticas de gestão centralizada da informação. A desmaterialização dos documentos que ainda estão em papel acelera os processos e a passagem dos documentos certos para as pessoas certas, sem preocupações. O controlo efetivo das várias versões documentais, bem como o controlo do histórico dessas mesmas versões e alterações, dão-lhe a capacidade de perceber e evidenciar a informação certa para as pessoas certas.
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Um bom Arquivo é o princípio da Organização Um Arquivo único e centralizado evita a dispersão de vários arquivos documentais, que não seriam bons para a empresa, nem para a produtividade dos seus recursos e processos. Um repositório documental centralizado, que alimente as diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a multiplicidade dos documentos e potência as boas práticas de gestão centralizada da informação. A desmaterialização dos documentos que ainda estão em papel acelera os processos e a passagem dos documentos certos para as pessoas certas, sem preocupações. O controlo efetivo das várias versões documentais, bem como o controlo do histórico dessas mesmas versões e alterações, dão-lhe a capacidade de perceber e evidenciar a informação certa para as pessoas certas.
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O Conhecimento certo para as pessoas certas |
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Diferentes formatos da documentação de forma dispersa? O Conhecimento certo para as pessoas certas A partilha dinâmica de documentos pelos diferentes atores nos processos documentais, em função do seu cargo na organização ou das regras dos processos definidos, são a chave na partilha da informação, sem ficar perdida.Com as ferramentas de produtividade (ex. MS Office, Intranet, Explorador de ficheiros) verdadeiramente integradas com os processos documentais, direciona, sem perder tempo, a informação para quem a quer enviar. Para consultar várias versões de documentos e compará-las, permite-nos saber qual é a informação mais adequada para mim.
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O Conhecimento certo para as pessoas certas Diferentes formatos da documentação de forma dispersa? O Conhecimento certo para as pessoas certas A partilha dinâmica de documentos pelos diferentes atores nos processos documentais, em função do seu cargo na organização ou das regras dos processos definidos, são a chave na partilha da informação, sem ficar perdida. Com as ferramentas de produtividade (ex. MS Office, Intranet, Explorador de ficheiros) verdadeiramente integradas com os processos documentais, direciona, sem perder tempo, a informação para quem a quer enviar. Para consultar várias versões de documentos e compará-las, permite-nos saber qual é a informação mais adequada para mim.
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Começo? Onde passou? Quanto tempo demorou? Terminou? |
Os processos documentais organizados são a correta e adequada definição dos processos de suporte à atividade do negócio.Os vários tipos de documentos existentes nos processos devem estar devidamente catalogados com os processos certos.
Quem fez o quê e quando é a base para dar a informação a quem precisa e a solicita. Recuperar a informação - que acidentalmente também se perde - é fundamental para ganhar a confiança de quem a usa. Não perca a noção do tempo. Os alertas temporais, nos casos de incumprimento, ajudam-no a melhorar o seu desempenho.
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Começo? Onde passou? Quanto tempo demorou? Terminou? Os processos documentais organizados são a correta e adequada definição dos processos de suporte à atividade do negócio.Os vários tipos de documentos existentes nos processos devem estar devidamente catalogados com os processos certos. Quem fez o quê e quando é a base para dar a informação a quem precisa e a solicita. Recuperar a informação - que acidentalmente também se perde - é fundamental para ganhar a confiança de quem a usa. Não perca a noção do tempo. Os alertas temporais, nos casos de incumprimento, ajudam-no a melhorar o seu desempenho.
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