Em média, gasta-se 30 minutos por dia a pesquisar informação

Nos dias de hoje, as organizações competitivas têm capacidades de pesquisa imediata, em todo o repositório existente de conhecimento / informação.

Para isso, e para ganhar tempo, é importante pesquisar através de padrões de pesquisa e das que são mais utilizadas no dia-a-dia, como também pesquisar em toda a informação que compõe um documento, seja dentro dele, seja nas informação de catalogação.

Quanto mais rápido se pesquisa, mais pesquisa queremos fazer. É fundamental que os tempos de resposta na pesquisa da informação, no repositório, seja obtida em pouco mais de 1 segundo.

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Existem hábitos e procedimentos que temos que perceber

Diferentes formatos da documentação de forma dispersa?
Tem muitos arquivos documentais espalhados por diferentes locais?
Considera o seu arquivo pouco fiável, porque tem múltiplas versões documentais em diferentes locais?
O tempo de pesquisa da documentação é adequado e está satisfeito com isso?
A informação está dependente dos seus colaboradores?
Ficam os papéis nas secretárias e os email’s nos computadores das pessoas?
Na confusão da papelada, perde documentos?
Os seus processos são morosos e não os consegue rastrear?
Não consegue saber por onde passou e quanto tempo levou cada etapa de um processo?
Perdeu a noção de quem fez o quê no documento?
Não consegue auditar, de forma rápida e flexível, o processo documental?
Existe controlo de acesso à informação de documentos fundamentais?

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Um bom Arquivo é o princípio da Organização

Um Arquivo único e centralizado evita a dispersão de vários arquivos documentais, que não seriam bons para a empresa, nem para a produtividade dos seus recursos e processos.

Um repositório documental centralizado, que alimente as diferentes aplicações de gestão do seu negócio, evita a multiplicidade dos documentos e potência as boas práticas de gestão centralizada da informação.

A desmaterialização dos documentos que ainda estão em papel acelera os processos e a passagem dos documentos certos para as pessoas certas, sem preocupações.

O controlo efetivo das várias versões documentais, bem como o controlo do histórico dessas mesmas versões e alterações, dão-lhe a capacidade de perceber e evidenciar a informação certa para as pessoas certas.

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O Conhecimento certo para as pessoas certas

Diferentes formatos da documentação de forma dispersa?

O Conhecimento certo para as pessoas certas A partilha dinâmica de documentos pelos diferentes atores nos processos documentais, em função do seu cargo na organização ou das regras dos processos definidos, são a chave na partilha da informação, sem ficar perdida.

Com as ferramentas de produtividade (ex. MS Office, Intranet, Explorador de ficheiros) verdadeiramente integradas com os processos documentais, direciona, sem perder tempo, a informação para quem a quer enviar. Para consultar várias versões de documentos e compará-las, permite-nos saber qual é a informação mais adequada para mim.

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Começo? Onde passou? Quanto tempo demorou? Terminou?

Os processos documentais organizados são a correta e adequada definição dos processos de suporte à atividade do negócio.Os vários tipos de documentos existentes nos processos devem estar devidamente catalogados com os processos certos.

Quem fez o quê e quando é a base para dar a informação a quem precisa e a solicita.

Recuperar a informação - que acidentalmente também se perde - é fundamental para ganhar a confiança de quem a usa.

Não perca a noção do tempo. Os alertas temporais, nos casos de incumprimento, ajudam-no a melhorar o seu desempenho.

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